说到决定会议活动成功与否的原因，说法不一，但是研究其根本原因，是离不开两个关键人物——办会的需求者以及完成会议的接待洽谈人。这两个关键人物紧紧相连，同时又互相依赖于帮衬。因为需求者说的明白，接洽者安排合理。双方缺一不可。
主办方叫做买方。买方必须把会议需求说的明白，当然这个说的明白有以下内容要讲明：活动时间、活动人数、活动细节、活动标准、活动目的、活动参加者的年龄时段、活动者身份、活动期望的结果等。具体要求包括：
1、如举办大型会议活动要提前做好预案，确定参会的人数，不可以有太多的不确定性。
2、了解酒店报价，不能由于价格因素，制约了前期友好洽谈，更不能由于双方报价差距太多，而导致纠缠在价格上，发生前期的不愉快。
3、双方必须要有书面确认合同，合同对双方都是一种保护。
4、主办方将不可控因素控制在有效范围内（双方签约的保证数）。
5、详细具体地将会议活动流程告知洽谈人。
6、认真仔细听从会议洽谈人的意见与建议（因为会议洽谈人最了解自己酒店的接待能力）。
7、会议行程如在会议期间有变化，要第一时间找到会议洽谈人，双方要做到有效沟通。
8、对于酒店接待中出现的不足要及时提出，切忌当时不说，事后追究。
会议洽谈人又叫做卖方，多数是酒店的销售人员。卖方要对买方的话听的明白，问的仔细。切忌不能用自己武断的猜测来填补卖方没有说明的要求，有以下的具体要求。
1、要仔细了解活动规模、人数、活动内容。
2、报价要一步到位，不要报价给买方太多想象空间。
3、用房、场地的控制要在对方合理使用范围。
4、合同签订有时间节点，做到有效签约。
5、商谈活动接待细节，要问明每个时间活动内容，保证无疏漏。
6、要正确化解双方不同意见，要有说服对方接受的理由。
7、对活动前要有检查，防止操作部门的疏忽遗忘。
会议的合作是双方的，所以不管买家还是卖家一但合同确定后就是个连体，因此要相互理解相互帮衬地完成合作。双方要本着努力达到顺利完美为最终目的。前期洽谈中会因为价格讨价还价，会因为双方的利益博弈，会有不愉快的经过，这时大家要摒弃前嫌，做好一切细节的斟酌，细节重要性在办会期间就尤为重要。买方详细地概述在店活动的时间节点，活动内容，细到每一个环节。
总之，会议的成败关键是买卖双方相互合作与配合的结果，是双方服务与体验者的最终目的。只有双方共同努力，共同配合才能做到：轻松会议，完美体验。
广州会议场地：决定会议活动成败是什么原因